Yeterlik Kriteri Olarak Belirlenen Belgelerin Sunulmaması Durumunda İstekli Değerlendirme Dışı Bırakılır

Karar No              : 2021/UM.II-1681

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/186884 İhale Kayıt Numaralı “Mikrobiyoloji Lab. Ünitesi İhtiyacı 9 Kalem Tıbbi Malzeme” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

İnönü Üniversitesi Turgut Özal Tıp Merkezi Uyg. ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 20.05.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Mikrobiyoloji Lab. Ünitesi İhtiyacı 9 Kalem Tıbbi Malzeme” ihalesine ilişkin olarak Özdeva Tıp Hizm. İnş. Gıda Teks. Akary. Paz. Tic. ve San. Ltd. Şti. nin 16.07.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 26.07.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 04.08.2021 tarih ve 34920 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.08.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/1287 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, kısmı teklife açık olarak gerçekleşen ihalede 3. Grup 7 nolu “Kan Kültür Şişesi” adlı kalemde ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olmalarına rağmen idare tarafından “Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge” sunmadıkları gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, tek ortaklı limited şirket statüsünde olan şirketlerine ilişkin tüm bilgilerin ihale dosyasında sunulan evraklardan, ticaret sicili gazetelerinden teyit edilmesinin mümkün olduğu bu bağlamda bu belgenin eksikliğinin tekliflerinin esasına etkili olmadığı, 20.06.2021 tarih ve 31517 sayılı Resmi Gazetede yapılan değişiklik çerçevesinde anılan belgenin yürürlükten kaldırıldığı dolayısıyla her ne kadar söz konusu belge yürürlükte iken işbu ihale ilana çıkılmış olsa da artık bu belgenin istenmesinin ehemmiyeti kalmadığından mevcut değişikliğin lehlerine yorumlanması gerektiği, iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İhale ilan tarihinde (13.04.2021) yürürlükte olan Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 36’ncı maddesinde “İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, bu Yönetmelik ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin, teklif kapsamında sunulması zorunludur. Ayrıca aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekmektedir.

…” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 55’inci maddesinde “…(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

(5) Başvuru veya teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. …” hükmü yer almaktadır.

İhale İlanı’nın “ İhaleye katılabilme şartları ve istenilen belgeler ile yeterlik değerlendirmesinde uygulanacak kriterler” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1. İhaleye katılma şartları ve istenilen belgeler:

4.1.2. Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

4.1.2.1. Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

4.1.2.2. Tüzel kişi olması halinde, İdari Şartname ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

…” düzenlemesi,

İhaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

Adı: Mikrobiyoloji Lab. Ünitesi İhtiyacı 9 Kalem Tıbbi Malzeme

…

c) Miktarı ve türü: Mikrobiyoloji Lab. Ünitesi İhtiyacı 9 Kalem Tıbbi Malzeme

…

ç) Teslim edileceği yer: İnönü Üniversitesi Turgut Özal Tıp Merkezi Deposu-Malatya

…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhale dokümanının kapsamı” başlıklı 5’nci maddesinde “5.1. İhale dokümanı aşağıdaki belgelerden oluşmaktadır:

a) İdari Şartname,

b) Teknik Şartname,

c) Sözleşme Tasarısı,

ç) Standart formlar: Standart Form-KİK025.1/M: Geçici Teminat Mektubu, Standart Form-KİK023.0/M: İş Ortaklığı Beyannamesi, Standart Form-KİK025.2/M: Kesin Teminat Mektubu, Standart Form-KİK015.3/M: Birim Fiyat Teklif Mektubu, Standart Form-KİK0015.3/M: Birim Fiyat Teklif Cetveli, Standart Form-KİK025.4/M: Geçici Kefalet Senedi, Standart Form-KİK025.5/M: Kesin Kefalet Senedi, Standart Form-KİK029.0/M: Sunulmayacak Belgeler, Standart Form-KİK030.0/M: Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge

…

5.3. İstekli tarafından, ihale dokümanının içeriği dikkatli bir şekilde incelenmelidir. Teklifin verilmesine ilişkin şartların yerine getirilmemesinden kaynaklanan sorumluluk teklif verene aittir. İhale dokümanında öngörülen kriterlere ve şekil kurallarına uygun olmayan teklifler değerlendirmeye alınmaz.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, bu Şartname ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

…” düzenlemesi yer almaktadır.

 İhale dokümanında yer alan “Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevliler” başlıklı tablonun aşağıdaki şekilde düzenlendiği anlaşılmıştır.

İnönü Üniversitesi Turgut Özal Tıp Merkezi Uygulama ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 20.05.2021 tarihinde yapılan “Mikrobiyoloji Lab. Ünitesi İhtiyacı 9 Kalem Tıbbi Malzeme Mal Alımı İşi”ne ilişkin ihaleye 6 isteklinin katıldığı, 07.07.2021 tarihli ihale komisyonu kararında şikâyete konu 3. Kısımda Seres Diagnostik Tıbbi Ürünler San. Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak, EMA Grup Lab. Cih. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.

Diğer taraftan anılan ihale komisyonu kararında “…Yapılan ikinci oturum değerlendirmesinde; ihaleye katılan, Özdeva Tıp Hizm. İnş. Gıda Teks. Akary. Paz. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin İdari Şartnamemizin 7.1 maddesinin (b) bendinin 2. fıkrasında belirtilmesine rağmen Tüzel Kişilerde ortaklık bilgilerine ve yönetimdeki görevlilere ilişkin son durumu gösterir belgelerini sunmadığından, değerlendirme dışı bırakılmıştır.” ifadelerine yer verildiği tespit edilmiştir.

Başvuruya konu ihalede isteklilerin tüzel kişi olmaları halinde, İdari Şartname ekinde yer alan “Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge”yi teklifleri kapsamında sunmaları gerektiği anlaşılmıştır.

İdarece hazırlanan zarf açma ve belge kontrol tutanağında, Özdeva Tıp Hizm. İnş. Gıda Teks. Akary. Paz. Tic. ve San. Ltd. Şti. için “Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge: YOK”  ifadesine yer verildiği tespit edilmiştir.

Başvuru sahibi istekli tarafından teklif kapsamında sunulan belgeler incelendiğinde, başvuru sahibi istekli tarafından imza sirküleri ile ticaret sicil gazetesinin sunulduğu “Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge”nin sunulmadığı görülmüştür.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda aktarılan ilgili hükümleri incelendiğinde teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde eksik bilgilerin tamamlanmasının mümkün olduğu anlaşılmaktadır. Ancak, aynı Yönetmelik maddesinde teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgelerin isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgelerin idarelerce tamamlatılamayacağı hükmüne de yer verilmiştir.

Dolayısıyla şikâyete konu ihalede ilan tarihinde yürürlükte olan mevzuat hükümlerinin uygulanacağı hususu dikkate alındığında İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak yer verildiği anlaşılan “Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge”nin teklif zarfı içinde sunulması gerektiği anlaşılmaktadır.

Bu itibarla, idarece yeterlik kriteri olarak belirlenen başvuru sahibi istekli tarafından teklif zarfı kapsamında sunulmayan iddia konusu belgenin eksik bilgi veya belge kapsamında değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından ve teklifin verilmesine ilişkin şartların yerine getirilmemesinden kaynaklanan sorumluluğun teklif verene ait olduğundan başvuru sahibi isteklinin idarece teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

Diğer taraftan İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in 11’inci maddesinin altıncı fıkrasında “…Kısmi teklife açık ihalelerde ise tekliflerin verilmesi ile bu aşamadan sonraki işlemlere ilişkin başvurularda, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir.” açıklaması yer almaktadır. Başvuru sahibi isteklinin 3. kısma ilişkin itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu, bu kısmın yaklaşık maliyetine göre başvuru bedelinin 7.682,00 TL olmasına rağmen başvuru sahibinin 15.373,00 TL başvuru bedeli yatırdığı görülmüştür. Bu çerçevede başvuru sahibi isteklinin yazılı talebi halinde fazla yatırılan 7.691,00 TL’nin anılan istekliye iadesi gerekmektedir.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir. 

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.