Sunulması Zorunlu Olan Belgelerin Sunulmaması Halinde Bu Hususun Bilgi Eksikliği Kapsamında Değerlendirilemeyeceği

Karar No              : 2021/UH.I-620

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/41179 İhale Kayıt Numaralı “Mersin Büyükşehir Belediyesi Sorumluluğunda Bulunan Hizmet Binaları ve Tesislerindeki Jeneratörlerin Periyodik Bakım ve Onarım İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Mersin Büyükşehir Belediyesi Fen İşleri Daire Başkanlığı tarafından 12.02.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Mersin Büyükşehir Belediyesi Sorumluluğunda Bulunan Hizmet Binaları ve Tesislerindeki Jeneratörlerin Periyodik Bakım ve Onarım İşi”ne ilişkin olarak Sanal Bilgisayar Dayanıklı Tüketim Malları Turizm Pazarlama San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 19.02.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 24.02.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 04.03.2021 tarihli ve 11398 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.03.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/420 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, İdari Şartname’nin 7.1.b.2’nci maddesinde belirtilen “Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge” standart formunun sunulmadığı gerekçesi ile tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak teklif dosyası kapsamında Ticaret Sicil Gazetesi ile imza sirkülerinin sunulduğu, bu belgelerde şirketin tek ortaklı olduğu ve ortağın görev bilgilerinin yer aldığı, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması hâlinde bu eksikliklerin tamamlatılması gerektiği, nitekim Danıştay Onüçüncü Dairesinin E:2019/1240, K:2019/1883 sayılı kararının da bu yönde olduğu, bu çerçevede tekliflerinin değerlendirilme dışı bırakılmaması ve bilgi eksikliği kapsamında istenilen bilgilerin tamamlatılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “… Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinin ikinci fıkrasında “Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir…” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinin birinci fıkrasında “(1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, bu Yönetmelik ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin, teklif kapsamında sunulması zorunludur…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir…” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale dokümanının kapsamı” başlıklı 5’inci maddesinde “5.1. İhale dokümanı aşağıdaki belgelerden oluşmaktadır:

a) İdari Şartname.

b) Teknik Şartname.

c) Sözleşme Tasarısı.

ç) Hizmet İşleri Genel Şartnamesi (İhale dokümanı kapsamında verilmemiştir.)

d) Standart formlar:

…Standart Form-KİK030.0/H: Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin  “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, bu Şartname ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri…” düzenlemesi bulunmaktadır.

KİK030.0/H numaralı “Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge” standart formunun dipnot bölümünde “Not1: Bu belge, Yönetmeliğin 38 nci maddesi uyarınca tüzel kişi aday veya istekliler tarafından teklif kapsamında sunulacak; aday veya isteklinin ortak girişim olması halinde, her bir ortak tarafından ayrı ayrı düzenlenecektir.

Not2: Yukarıda beyan edilen bilgilerin doğruluğunun elektronik ortamda teyit edilebilmesini teminen ilgili Ticaret Sicil Gazetelerinin tarih ve sayısı belirtilecektir. Anılan bilgilerin elektronik ortamda teyit edilememesi halinde bu hususları gösteren Ticaret Sicil Gazeteleri, bu hususların Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde ise ilgili belgeler bu belgeye ek yapılacaktır. Ayrıca, anonim şirketler tarafından, her halükarda yukarıda beyan edilen bilgileri gösteren pay defteri de bu belgeye ek yapılacaktır…” açıklaması yer almaktadır.

Başvuru sahibi Sanal Bilgisayar Dayanıklı Tüketim Malları Turizm Pazarlama San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan belgeler incelendiğinde; Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’ne uygun olarak İdari Şartname’nin 7.1.2.b maddesinde yeterlik kriteri olarak belirlenen ve teklif dosyası kapsamında sunulması zorunlu olan “Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge”nin sunulmadığı, bununla birlikte oda kayıt sicil suretinin ve Ticaret Sicil Gazetesi’nin teklif dosyası kapsamında yer aldığı görülmüştür. Diğer taraftan, ihale dokümanı ekinde KİK030.0/H numaralı “Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge” standart formuna yer verildiği anlaşılmıştır.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin ilgili maddesine uygun olarak Şartname ekinde yer alan “Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge”nin bir yeterlik kriteri olarak belirlendiği ve bu belgenin istekliler tarafından teklif kapsamında sunulmasının zorunlu olduğu ve söz konusu standart forma ihale dokümanında yer verildiği, bu itibarla ihaleye katılan isteklilerin yeterlik kriteri olarak anılan belgeyi teklifleri kapsamında sunmaları gerektiği anlaşılmıştır.

KİK030.0/H numaralı “Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge” standart formunun dipnotlarında, söz konusu belgede beyan edilen bilgilerin doğruluğunun elektronik ortamda teyit edilebilmesini teminen ilgili Ticaret Sicil Gazetelerinin tarih ve sayısının belirtileceği, anılan bilgilerin elektronik ortamda teyit edilememesi halinde bu hususları gösteren Ticaret Sicil Gazetelerinin,  bu hususların Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde ise ilgili belgelerin bu belgeye ek yapılacağı açıklanmış olup, ihaleye katılacak isteklilerin söz konusu belgede yer verilen bilgilerin teklif dosyası kapsamında sunulan diğer belgelerde bulunup bulunmadığına bakılmaksızın “Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge”nin teklif dosyasında sunulmasının zorunlu olduğu açıklanmıştır.

İlgili mevzuat hüküm ve açıklamaları çerçevesinde, ihale dosyası kapsamında sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması hâlinde bu eksikliklerin idarelerce tamamlatılabileceği, ancak teklif dosyasında sunulması zorunlu olan belgelerin sunulmaması halinde, bu hususun bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilemeyeceği anlaşılmaktadır.

Bu çerçevede yapılan değerlendirmede, İdari Şartname’de bir yeterlik kriteri olarak belirlenen ve teklif dosyasında sunulması zorunlu olan KİK030.0/H numaralı “Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge” standart formunun başvuru sahibi tarafından sunulmadığı, bu nedenle teklif dosyasında belge eksikliği olduğu, sunulması zorunlu olan belgelerin sunulmaması halinde bu hususun bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, anılan istekliye ait teklifin idarece bu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olduğu ve başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oyçokluğu ile karar verildi.