İhale Komisyonunda Görevlendirilen Kişinin O Görevinden Herhangi Bir Şekilde Ayrılması

Karar No              : 2020/UH.I-2074

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/373279 İhale Kayıt Numaralı “36 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (Sbys) Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Mardin İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 08.09.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “36 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (Sbys) Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin 23.11.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 24.11.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 04.12.2020 tarih ve 54484 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.12.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/1921 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

…

2) Mevzuat gereği ihale süreçlerinin ihale komisyonu asil üyeleri tarafından yürütülmesi gerektiği, asil üyenin herhangi bir şekilde görevden ayrılması durumunda ise yerine geçen yedek üyenin ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğine devam etmesi gerektiği, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı ile İhale Komisyon Kararı Tutanağı incelendiğinde ismi geçmeyen ve asil üye olmayan S.Ö. ve O.Ç.’nin demonstrasyon aşamasında üye olarak görev aldığı, ancak ihale sonuçlanıncaya kadar görevlerine devam etmediği, ihale aşamasında asil üyelerin görevini yedek üyelere devrettiği ve sonrasında tekrar asil üyelerin görevi devraldığı, tesis edilen işlemin mevzuata aykırı olduğu,

İhale komisyonunun eksiksiz toplanması gerektiği, 1’inci ve 2’nci aşama demonstrasyon tutanağı incelendiğinde ihale komisyonunun eksik ve çift sayıda toplandığı,

…

Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale Komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.

…

İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonun kurulması ve çalışma esaslar” başlıklı 19’uncu maddesinde “…(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

…

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İhale yetkilisi ve ihale komisyonu” başlıklı 5’inci maddesinde “…5.2. İhale komisyonunun eksiksiz olarak ihaleyi sonuçlandırabilmesi için idarece yeterli sayıda yedek üyenin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çerçevede, yedek üyeler tespit edilirken ihale konusu işin uzmanları ile muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel yerine geçecek yedek üyeler mutlaka belirlenmelidir.

5.3. Yedek üyelerin asıl üyelerin taşıması gereken özellikleri haiz olması gerekir. Bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden herhangi bir şekilde ayrılması sonucu komisyon üyeliğinden de ayrılmak zorunda kalması halinde ayrılan personelin yerine atanan kişi değil, o asıl üyenin yedeği ile ihaleye devam edilmesi ve herhangi bir nedenle asıl üyenin yerine geçen yedek üyenin geçerli mazeret durumları hariç ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğine devam etmesi gerekmektedir…” açıklaması yer almaktadır.

İhale işlem dosyası üzerinde yapılan incelemede, 28.07.2020 tarihli görevlendirme yazısı ile 9 asil ve 9 yedek üyenin ihale komisyonunda görevlendirildiği,

 İhale komisyonu tarafından hazırlanan tutanaklarda 9 asil üyenin imzasının bulunduğu,

Teklif edilen sistemler üzerinde 1’inci, 2’nci ve 3’üncü aşama demonstrasyon tutanaklarında 13 üyenin imzasının ve iddia konusu edilen kişilerden O.Ç. ve S.Ö.’nün imzasının bulunduğu,

12.11.2020 tarihli ihale komisyonu kararında 28.07.2020 tarihli görevlendirme yazısı ile görevlendirilen 9 asil üyenin imzasının bulunduğu görülmüştür.

 Yukarıda aktarılan mevzuat hüküm ve açıklamaları uyarınca, kural olarak yedek üyelerin asil üyelerle aynı niteliklere sahip olanlar arasından belirlenmesi ve bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden herhangi bir şekilde ayrılması sonucu komisyon üyeliğinden de ayrılmak zorunda kalması halinde ayrılan personelin yerine atanan kişi değil, o asıl üyenin yedeği ile ihaleye devam edilmesi ve herhangi bir nedenle asıl üyenin yerine geçen yedek üyenin geçerli mazeret durumları hariç ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğine devam etmesi gerektiği anlaşılmıştır.

08.09.2020 tarihinde ihale komisyonu tarafından hazırlanan “İstekliler Tarafından Teklif Edilen Bedeller formu”nda ihale komisyonu üyesi T.D.’nin imzasının bulunduğu, T.D.’nin yıllık izinde olması sebebiyle demonstrasyonun 1’inci, 2’nci ve 3’üncü aşamalarına katılamadığı ancak 12.11.2020 tarihinde düzenlenen ihale komisyonu kararında imzasının bulunduğu görülmüştür.

Dolayısıyla anılan ihale komisyonu üyesinin yıllık izin mazereti nedeniyle demonstrasyon aşamasında bulunmadığı, demonstrasyon tutanaklarında yer alan imzalardan birinin ihale komisyonu üyesine ait olmasının yeterli olduğu dolayısıyla yapılan demonstrasyonun uygun olduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.