Demonstrasyon Tutanağında Yetkili Kişilerin İmzasının Bulunmadığı İddiası

Karar No              : 2021/UM.II-1148

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/69596 İhale Kayıt Numaralı “2 Kısım Kit Karşılığı Cihaz Alımı” İhalesi (2. kısım)

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Malatya İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 16.03.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2 Kısım Kit Karşılığı Cihaz Alımı” (2.kısım) ihalesine ilişkin olarak Savaş Medikal Laboratuar Malzemeleri Sanayi Ticaret Anonim Şirketi’nin 31.03.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 08.04.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 16.04.2021 tarih ve 19679 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.03.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/694 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, Malatya İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 2021/69596 İhale Kayıt Numaralı “2 Kısım Kit karşılığı Cihaz Alımı” ihalesinin 16.03.2021 tarihinde yapıldığı, söz konusu ihaleye distribütörlüğünü yapmış oldukları SD Bionser marka Glukotest (hastabaşı) ürünleri ile iştirak ettikleri, 25.03.2021 tarihinde taraflarına bildirilen kesinleşen ihale kararında, 2. kalem Glukotest (hastabaşı) kaleminin Bioject Medikal San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığının bildirildiği, ancak anılan isteklinin Teknik Şartname’nin bazı maddelerini karşılamadığı,

Glukometre Cihazının Teknik Şartnamesi’nde “c. Cihaz 20-500 mg/dl kan glukozu ve % 20-60 hematokrit değer aralığında hatasız ölçüm yapabilmelidir.” düzenlemesinin, ayrıca “i. Cihaz 8-45 0C arasındaki çevre ısılarında ve % 10-93 nem aralığında doğru sonuç verebilmelidir.” düzenlemesinin bulunduğu, ancak ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif ettiği ürünün 8-45 0C arasında çevre ısılarında ve % 10-93 nem aralığında doğru sonuç vermediği, ayrıca Teknik Şartname’de istenilen % 20-60 hemotokrit değer aralığına uymadığı, ilgili firmanın teklif etmiş olduğu ürünün orjinal prospektüsünde bu bilgilerin açıkça belirtildiği, hemotokrit değer aralığının % 30-60 olduğu, ancak firmanın ÜTS’ye yüklemiş olduğu prospektüste % 10-70 hemotokrit değer aralığında doğru sonuç verdiği belirtilerek orjinal prospektüs ile çelişen ifadelerin yer aldığı,

Anılan firmanın katılmış olduğu ihalelerde şartnamelere uygun olmadığı halde şartnameye uygun fakat orijinali ile çelişen kullanım kılavuzları kullandığı, böylece ihalelerde ÜTS sistemindeki kaydıyla uyuşmayan kullanım kılavuzları sunduğu, ilgili firmanın Malatya İl Sağlık Müdürlüğü, İzmir İl Sağlık Müdürlüğü, Muğla İl Sağlık Müdürlüğü gibi idarelerin ihalelerinde uygun olmayan kılavuzları sunarak kurumları yanılttığı,

Dolayısıyla idarece söz konusu ihalenin 2. kısmı olan Glukotest (Hastabaşı) kalemine ilişkin kesinleşen ihale kararının yeniden gözden geçirilerek ihalenin bu kısmının ekonomik açıdan en avantajlı teklif olan firmaları üzerinde bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdareye yapılan şikâyet başvurusu üzerine idarenin cevap yazısında, itiraza konu olan cihazın çalışma sıcaklığı maddesinin, hem cihaza ait belgeler üzerinden, hem de cihaz ve kit demonstrasyon uygulaması tutanağı üzerinden değerlendirildiği, cihazın 200-600mg/dl arasındaki kan glukoz düzeylerini ve % 20-70 hematokrit değeri bulunan hastalarda kan glukozunu, hatasız ölçüm yaptığına dair dokümanların mevcut olduğu, demonstrasyon tutanağında hastane fiziki şartlarında (22-30 0C arasında sıcaklık ve % 15-25 nem oranında), hastane dış ortamında (13-15 0C), yüksek derece oluşturulmuş sıcak ortamda (40 0C sıcaklıktaki otoklav içinde) deneme ve karşılaştırma test çalışmalarının yapıldığı, sonuçların Teknik Şartname’de belirtilen kabul edilebilir aralıklarda olduğu ve bu durumun demonstrasyon tutanağı ile belgelendirildiği ifade edilerek başvuru reddedilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.

İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

           Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.

        İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

           İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü,

Anılan Kanun’un “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “…9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir.” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17’nci maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanun’un 6’ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İhale yetkilisi ve ihale komisyonu” başlıklı 5’inci maddesinde “5.1. 4734 sayılı Kanun’un “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde “ihale yetkilisi”; idarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlileri olarak belirlenmiştir. İdarelerin bu yetkilere sahip kişi, kurul veya görevlileri ise, kendi mevzuatlarında belirlenmektedir. Bu nedenle, idarenin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde, ihale yetkilisinin idarelerce belirlenmesi gerekmektedir.

5.2. İhale komisyonunun eksiksiz olarak ihaleyi sonuçlandırabilmesi için idarece yeterli sayıda yedek üyenin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çerçevede, yedek üyeler tespit edilirken ihale konusu işin uzmanları ile muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel yerine geçecek yedek üyeler mutlaka belirlenmelidir.

5.3. Yedek üyelerin asıl üyelerin taşıması gereken özellikleri haiz olması gerekir. Bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden herhangi bir şekilde ayrılması sonucu komisyon üyeliğinden de ayrılmak zorunda kalması halinde ayrılan personelin yerine atanan kişi değil, o asıl üyenin yedeği ile ihaleye devam edilmesi ve herhangi bir nedenle asıl üyenin yerine geçen yedek üyenin geçerli mazeret durumları hariç ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğine devam etmesi gerekmektedir.

5.4. İhale komisyonlarının idare personelinden oluşturulması gerekmekte olup, ihaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilecektir.

5.5. Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 19 uncu maddesinin ikinci fıkrası uyarınca bu Yönetmelik kapsamında yapılan ihalelerde, ihale komisyonunun muhasebe ve mali işlerden sorumlu personeli dışındaki diğer üyelerinin ihale konusu işin uzmanı olması zorunludur.

…

5.9. İhale komisyonu başkan ve üyeleri çekimser oy kullanamazlar ve verdikleri oy ve kararlardan sorumludurlar. Bu nedenle, çoğunluk görüşüne katılmayanların karşı oylarını ve gerekçesini komisyon kararına yazarak imzalamaları gerekmektedir. İhale komisyonunun eksiksiz toplanıp karar vermesi gerektiğinden, eksik üye ile ihale komisyon kararı alınamaz.

5.10. İhale işlem dosyasının birer örneği, ilan veya davet tarihini izleyen üç gün içinde idare tarafından ihale komisyonunun asıl üyelerine verilir. İdare tarafından gerek görüldüğü takdirde, yedek üyelere de ihale işlem dosyasının birer örneği verilebilir. Yedek üyenin asıl üyenin yerine ihale komisyonunda görev alması halinde ise ihale işlem dosyasının bir örneğinin yedek üyeye verilmesi zorunludur.” açıklamaları yer almaktadır.

İhaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “ 2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: 2 Kısım Kit Karşılığı Cihaz Alımı

b) Türü: Mal alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

24 aylık 2 kısım kit karşılığı cihaz alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Malatya Eğitim Araştırma Hastanesi’nin göstereceği yere cihaz monte edilecektir.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1 İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

…

ı)

Tıbbi Cihaz Yönetmeliği, Vücuda Yerleştirilebilir Aktif Tıbbi Cihaz Yönetmeliği, Vücut Dışında Kullanılan (in vitro) Tıbbi Tanı Cihazları Yönetmeliği kapsamındaki tüm isteklilerin (tedarikçi ya da bayii) TİTUBB/ÜTS sisteminde kayıtlı olması ve alımı yapılacak olan (üretilen veya ithal edilen) tüm ürünlerin, TİTUBB/ÜTS’da Sağlık Bakanlığı tarafından kayıt işleminin tamamlanmış olması gerekmektedir. İstekliler yukarıda bahsedilen kayıt işlemi tamamlanmış UBB/ÜTS numaralarına ait çıktılar veya bu bilgileri içeren dokümanları yeterlilik bilgileri tablosunda gösterecektir. Bu konu ile ilgili Sağlık Bakanlığının uyguladığı tüm mevzuat hükümleri geçerlidir. Tıbbi Cihaz Yönetmeliği kapsamından muaf olan cihaz ve kitler için ise muaf olduğuna dair beyan yeterlilik bilgileri tablosunda gösterilecektir.

…

7.5.3.3.

1- Teklif edilen ürünler Tıbbi Cihaz Yönetmeliği kapsamında olan ürünler için; Tıbbi Cihaz Yönetmelikleri kapsamındaki ürünlerin  veya cihazların satın alımlarında aday veya isteklilerin ÜTS ve/veya TİTUBB’a kayıt veya bildirimi aranması zorunludur. Aday veya isteklinin, teklif edilen ürünün imalatçı veya ithalatçısı (tedarik firma) olmadığı durumlarda ürünün tedarikçi firmasının bayi olduğuna dair ÜTS ve/veya TİTUBB kayıt veya bildirimi aranacaktır. Alımı yapılacak ürünlerin ÜTS ve/veya TİTUBB’da tedarikçi firma altında Sağlık Bakanlığı tarafından kayıt veya bildirim işlemi tamamlanmış olması şartı aranacaktır. Ürünlere ait ÜTS ve/veya TİTUBB çıktılarının yeterlilik kriterleri belgesinde sunulacaktır. 

2-Tıbbi Cihaz Yönetmeliği kapsamında olmayan ürünler için; Tıbbi cihaz Yönetmelikleri uyarınca, herhangi bir ürünün veya cihazın Tıbbi Cihaz Yönetmelikleri kapsamında olup olmadığına, üretim veya kullanım amacı çerçevesinde üreticiler karar vereceğinden teklif edilen ürünün TİTUBB kapsamı dışında olduğunun iddia edilmesi halinde üretici veya ithalatçı tarafından düzenlenmiş Tıbbi Cihaz Yönetmelikleri kapsamında olmadığına dair beyan esas alınacağından söz konusu beyanın yeterlilik kriterleri belgesinde sunulacaktır.

…

7.5.6.

a)İstekliler; teklif ettikleri malzemeleri tanıtan, teknik özelliklerini görülebileceği  teknik dokümanları veya kataloglarını veya numunelerini yazılı talep halinde idareye sunmak zorundadırlar. Teklif edilen cihaz ve kitlerin marka bilgileri  yeterlilik kriteri tablosunda sunulacaktır.

b)-Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında idare, teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla, teknik şartnameye cevap ve/veya demonstrasyon ve/veya yazılı açıklamalar ve/veya katalog/broşür/teknik dokümanları ayrı ayrı veya birlikte isteyebilir. İdarenin yazılı olarak isteyeceği teknik şartnameye cevap ve/ve demonstrasyon ve/veya yazılı açıklamalar ve/veya katalog/broşür/teknik dokümanları, istekli, belirtilen süre içinde idareye teslim etmek zorundadır.

…

7.7.2.

Komisyonun gerekli görmesi halinde isteklilerden demonstrasyon (demo) veya numune veya katalog   istenebilir.  Demo esnasında cihazın şartnamenin bütün özelliklerine uyup uymadığı tek tek kontrol edilecektir. İdarenin belirleyeceği yer ve tarihte demostrasyonu gerçekleştirmeyen istekliler değerlendirme dışı bırakılacaktır.” düzenlemeleri bulunmaktadır.

Teknik Şartname’nin “Glukometre Cihazının Teknik Özellikleri” başlığı altında, “…      c-Cihaz 20-500 mg/dl kan glukozu ve % 20-60 hematokrit değer aralığında hatasız ölçüm yapabilmelidir.

…

i-  Cihaz 10-40 0C arasındaki çevre ısılarında ve % 10-90 nem aralığında doğru sonuç verebilmelidir.” düzenlemeleri bulunmaktadır.

İhale dokümanında yapılan düzenlemelerden, şikayete konu ihalenin 2 kısım kit karşılığı cihaz alımına ilişkin olduğu, şikayete konusu hususun 2.kısım: kan şekeri- glukotest (hasta başı) kısmına ilişkin olduğu, ihalenin 16.03.2021 tarihinde elektronik teklif almak suretiyle ve birim fiyat teklif almak suretiyle gerçekleştirildiği, söz konusu ihalenin ikinci kısmına 5 isteklinin teklif verdiği, ihale komisyonunca yapılan değerlendirme neticesinde 25.03.2021 tarihli kesinleşen ihale kararı ile Bioject Medikal San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ikinci kısımda ekonomik açıdan en avantajlı teklif, Savaş Medikal Laboratuar Malzemeleri Sanayi Ticaret Anonim Şirketi’nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlendiği tespit edilmiştir.

İhale işlem dosyasında yer alan belgelerden idarenin yeterlik bilgileri tablosu üzerinden yaptığı ilk değerlendirmeden sonra 16.03.2021 tarih ve 139 numaralı yazı ile beyan edilen bilgilerin tevsik edilmesi kapsamında Bioject Medikal San. ve Tic. Ltd. Şti. ile Savaş Medikal Laboratuar Malzemeleri Sanayi Ticaret Anonim Şirketi’nden ilgili yazıda belirtilen belgelerin 22.03.2021 tarihine kadar idareye sunulmasının istenildiği, istenilen belgelerin idareye sunulduğu,

Sunulan yeterlik bilgileri tablolarından adı geçen istekliler tarafından teklif edilen ürünün imalatçı veya ithalatçısı (tedarik firma) olunmadığı durumlarda ürünün tedarikçi firmasının bayi olduğuna dair ÜTS kayıt bilgilerinin ve alımı yapılacak ürünlerin ÜTS kayıt numaralarının ve teklif edilen ürünlere ilişkin marka modellerinin belirtildiği görülmüştür.

Daha sonraki aşamada, idarenin 18.03.2021 tarihli yazısı ile Bioject Medikal San. ve Tic. Ltd. Şti.nden 22.03.2021 tarihine kadar demonstrasyon için 100 adet test ve iki adet cihazın teslim edilmesinin istenildiği, 22.03.2021 tarihinde yapılan demonstrasyon değerlendirmesi neticesinde 22.03.2021 tarihli demonstrasyon değerlendirme tutanağının düzenlendiği, söz konusu tutanakta “demo sırasında cihaz ve kitlere ait dokümanlar ve teklif edilen cihaz ve kullanılan kitler (firma temsilcilerinin kura teslim ettiği iki adet Sinocare marka kan şeker ölçüm cihazları ile) hastanemiz biyokimya uzman hekimleri ve biyokimya laboratuvar teknisyenleri tarafından incelenmiş ve hastanemiz fiziki koşullarında (22-30 0C arasında sıcaklık ve % 15-25 nem oranlarında), hastane dış ortam sıcaklığında (13-15 0C), yüksek derece oluşturulmuş sıcak ortamda (40 0C sıcaklıktaki otoklav içinde) deneme ve karşılaştırma test çalışmaları yapılmıştır.

Kan şekeri ölçüm cihazı glukoz test sonuçları, hem aynı model marka ve model cihazlar arası test sonuçları ile hem de hastanemizde kurulu olan otomatik biyokimya cihazları ile aynı zamanlarda çalışan glukoz test sonuçları ile karşılaştırılmıştır.

Sonuç olarak hastanemiz fiziki koşullarında ve klinik ortamlarında denemeleri yapılan cihaz ve test kitlerinin, Teknik Şartname’de belirtilen hususları karşıladığı ve cihaz sonuçlarının kabul edilebilir sınırlarda sonuçlar olduğu tespit edilmiştir.” ifadelerine yer verildiği tespit edilmiştir. 

Demonstrasyon tutanağında 3 kişinin imzasının bulunduğu, bu üç kişiden ikisinin ihale komisyonunda uzman üye olarak görevlendirilen şahıslar olduğu belirlenmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden, ihale komisyonunun tek sayıda olmak üzere başkan dâhil en az beş kişiden oluşacağı, üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olmasının zorunlu kılındığı, ihale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamayacağı, ihale sürecindeki bütün değerlendirmelerin oluşturulacak bir komisyon tarafından yapılması ve oluşturulacak bu komisyonda işin niteliğine göre belirlenecek sayıda uzman üye bulundurulabileceği düzenlenerek teknik değerlendirme ve fiyat değerlendirmesinin aynı anda yapılabilmesinin amaçlandığı anlaşılmıştır.

  İhalelerde, doğruluğu teyit edilmek üzere, ihale konusu mal veya hizmetin teknik bilgilerinin yer aldığı katalog vb. teknik dokümanları, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğrafların ayrı ayrı veya birlikte istenebileceği, teklif edilen mal veya hizmetin idarece istenen teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla sunulan katalog ile Teknik Şartname’ye cevapları ve açıklamaları içeren doküman üzerinden ilgili teknik kriterlerin karşılanıp karşılanamadığının tam olarak anlaşılamaması halinde, ihale dokümanında öngörülmüş olmak kaydıyla numune değerlendirmesi veya demonstrasyon yapılarak teklif edilen malın ilgili kriterler bakımından Teknik Şartname’ye uygun olup olmadığının tespit edilebileceği, bu konudaki takdir yetkisinin idarelere ait olduğu, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin yapılacağının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında düzenlenmesinin zorunlu olduğu görülmekte olup, ayrıca bu değerlendirme hangi aşamada yapılırsa yapılsın mal veya hizmetin teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu anlaşılmaktadır.

 Bu durumda, demonstrasyon yaptırılması ile ilgili olarak; idarece ihale komisyonu üyesi yetkili personelden oluşan bir heyet gözetiminde ilgili istekliye demonstrasyon yaptırılması, yapılan iş ve işlemlerin denetime açık bir şekilde raporlanması ve söz konusu rapora uygun olarak ihalenin sonuçlandırılması önem arz etmektedir.

Demonstrasyona dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; idarece, demonstrasyon ile ilgili yukarıda yer verilen iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyuşmazlık bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvurunun sonuçlandırılması gerekmektedir. Zira demonstrasyona ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyon kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna aittir.

Bu nedenle ilk olarak demonstrasyonun usulüne uygun yapılıp yapılmadığının belirlenmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

Yukarıda yapılan tespitler neticesinde demonstrasyon komisyonunun ihale komisyonunda görevli 2 kişi ve ayrıca 1 kişiden oluştuğu, dolayısıyla demonstrasyon komisyonu adı altında ayrıca bir komisyon oluşturulmadığı belirlenmiştir.

İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında idarenin, teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla, teknik şartnameye cevap ve/veya demonstrasyon ve/veya yazılı açıklamalar ve/veya katalog/broşür/teknik dokümanları ayrı ayrı veya birlikte isteyebileceği, idarenin yazılı olarak isteyeceği teknik şartnameye cevap ve/ve demonstrasyon ve/veya yazılı açıklamalar ve/veya katalog/broşür/teknik dokümanları, isteklinin, belirtilen süre içinde idareye teslim etmek zorunda olduğu düzenlenmiştir.

Yapılan incelemede, İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde idarenin teknik değerlendirmeye ilişkin istediği yöntemi seçeceğinin düzenlendiği, idarece ilk aşamada internet üzerinden teyidi yapılamayan belgeler kapsamındaki belgeler, teknik şartnameye cevaplar, katalog bilgileri gibi belgelerin iki istekliden talep edildiği, daha sonraki aşamada Bioject Medikal San. ve Tic. Ltd. Şti.nden belge teslim tarihiyle aynı tarihte demonstrasyon yapılmasının talep edildiği ve ihalenin demonstrasyon değerlendirmesi neticesinde sonuçlandırıldığı görülmüştür.

Demonstrasyon değerlendirmesinin ihale komisyonunda görevlendirilen 2 kişinin katılımıyla gerçekleştirildiği, demonstrasyon tutanağında anılan kişilerin imzalarının bulunduğu, demonstrasyon tutanağında detaylı teknik değerlendirmenin yer aldığı hususları birlikte değerlendirildiğinde, başvuru dilekçesinde yer alan iddiaların yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Diğer taraftan başvuru sahibi tarafından 15.373,00 TL başvuru bedelinin Kurum şikâyet gelirleri hesabına yatırıldığı görülmüştür. Ancak, başvuru sahibi tarafından ihalenin 2’nci kısmı itirazen şikâyet konusu edilmektedir. Dolayısıyla söz konusu kısmın yaklaşık maliyeti için Kanun’da öngörülen başvuru bedelinin 7.682,00 TL olduğu dikkate alındığında, İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in 11’inci maddesinin altıncı fıkrasında; “…Kısmi teklife açık ihalelerde ise tekliflerin verilmesi ile bu aşamadan sonraki işlemlere ilişkin başvurularda, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir.” şeklinde yer alan açıklama uyarınca,  fazla yatırılan   7.691,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

   Oybirliği ile karar verildi.