Yeterlik Bilgileri Tablosunun İhalede İstenilen Kriterleri Karşılayacak Şekilde Doldurulması Hususundaki Sorumluluk

Karar No              : 2022/UH.II-753

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/186975 İhale Kayıt Numaralı “BT ve MRG Raporlama Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Şanlıurfa İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 11.04.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “BT ve MRG Raporlama Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Erad Sağlık Medikal San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 28.04.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 29.04.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 06.05.2022 tarih ve 21735 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 06.05.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/476 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan isteklinin “Yeterlik Bilgileri Tablosu”nda  KTS yetki belgesinin ve söz konusu belgenin teyit edilebilmesi için doğrulama kodu bilgilerinin, kullanılan yazılımın adının, künye bilgilerinin ve ÜTS (UBB) barkod numarasının beyan edilmemiş olduğu, şikayet başvuruları üzerine idarece verilen cevapta yer verilen “ilgili maddelere firmanın atıfta bulunarak beyan etmesi yeterli görülmüştür” gerekçesinin yerinde olmadığı,

“Yeterlik Bilgileri Tablosu”nda yer verilen beyanların idarece https://kts.saglik.gov.tr ve https://utsuygulama.saglik.gov.tr internet sitelerinden sorgulanabilmesinin gerektiği ancak söz konusu isteklinin E-teklifi kapsamında sunduğu bilgilerden gerekli sorgulamaların yapılamayacağı, idarece taraflarına EKAP üzerinden farklı zamanlarda 2 ayrı E-teklif açma ve belge kontrol tutanağının gönderildiği, ilk tutanağın “Yeterlik Bilgileri Tablosu” sütununun ihale üzerinde bırakılan istekliye ilişkin kısmında “Yok/Yeterlik Bilgileri Tablosunun ihalede katılım ve/veya yeterlik kriteri olarak belirlenen KTS kayıt belgesi ve ÜTS ürün numarası’na ilişkin satırında/satırlarında, kritere/kriterlere ilişkin bilgi girişinde bulunulmamıştır.” ibaresinin, ikinci tutanakta ise “Var/Yeterlik bilgileri tablosunda ilgiler/beyanlar mevcuttur.” ibaresinin yer aldığı, ihale üzerinde bırakılan  isteklinin gerekli bilgileri beyan etmemiş olması gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin  “Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesinde “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

(2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır. Ancak e-anahtarlar teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar gönderilir ve teklifler ihale tarih ve saatinde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır.

(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.

(5) e-teklifler EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlanır ve e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir.

(8) Tekliflerin açılması ve değerlendirilmesine ilişkin tutanaklar EKAP üzerinde hazırlandıktan sonra, çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir.

(9) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “e-tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 24’üncü maddesinde “…(3) İhale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile ilgili değerlendirme, e-teklif kapsamında yüklü olan belgelerin ve EKAP üzerinden ilgili kurum ve kuruluşların sistemlerinden sorgulama suretiyle elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi suretiyle yapılır.

(4)Yeterlik kriterlerinin istekliler tarafından karşılanıp karşılanmadığına ilişkin değerlendirme ihale dokümanında yer alan hükümler çerçevesinde yapılır. Yeterlik kriterlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve bu husus gerekçesi de açıkça belirtilmek suretiyle EKAP’a kaydedilir.” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği bu şartnamenin 7 nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler:

Sağlık Bakanlığı Kayıt ve Tescil Bilgi Sistemine (KTS) kayıtlı olma durumu ile ilgili olarak;

a) İhaleye yazılımın asıl üreticisi olarak iştirak edecek istekliler; Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü Kayıt ve Tescil Bilgi Sistemine kayıtlı olduğuna dair belgeyi ve kayıtlı olan yazılım ürün takip sistemine (UTS) kayıtlı olmalıdır.

b) Yazılımın asıl üreticisi olmayıp aracı, bayi vb. konumunda olan tedarikçi istekliler ise;

b1) Yazılımın asıl üreticisi olan firmalarının Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü Kayıt ve Tescil Bilgi Sistemine kayıtlı olduğuna dair belge ile kayıtlı olan yazılımın ürün takip sistemine (UTS) kaydını sunmalıdır.

b2) Yazılımın asıl üreticisi olan firmanın ürün takip sistemi (UTS) bayisi olduğuna dair belgeyi sunmalıdır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “22.1. e-teklifler istekliler tarafından EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Teklife ilişkin e-anahtar, e-teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir.

22.2. Yeterlik bilgileri tablosunda ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlar, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda ise açıklama istenen teknik özellikler için ayrı satırlar açılmış olup, istekliye ait hangi belgeler esas alınarak ihaleye katılım sağlanmış ise o belgelere ilişkin tarih, sayı, yevmiye numarası gibi bilgiler ile istenen kriterlere ve açıklamalara ilişkin belgelerde yer alan gerekli bilgiler eksiksiz olarak açık ve anlaşılır bir şekilde belirtilmek suretiyle ekli standart formalara uygun şekilde doldurulacaktır. Yabancı istekli tarafından ihaleye teklif verilmesi halinde, bu şartnamede istenilen belgelere veya isteklinin kendi ülkesindeki mevzuat uyarınca düzenlenmiş olan dengi belgelere ilişkin bilgilerin beyan edilmesi gerekir. …” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.1. İlk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonu belirleyeceği bir tarih ve saatte toplanır ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirilmesine başlanır. Teklif değerlendirme işlemleri birden fazla oturumda yapılabilir. Her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir ve düzenlenen tutanakların bir çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır.

31.2. Teklif değerlendirmesinde öncelikle ilk oturumda 30 uncu madde uyarınca e-teklifinin açılamadığı veya teklif mektubu ile geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

31.3. İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır.

31.8. Yapılan değerlendirme sonucunda, ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan veya yeterlik sertifikasının geçerlik süresi ihale tarihinden önce dolan teklifler değerlendirme dışı bırakılarak EKAP üzerinden “Uygun Olmayan e-Teklif Kontrol Tutanağı” düzenlenir ve değerlendirme dışı bırakma işleminin gerekçeleri belirtilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Teknik Şartname’nin “Teknik Özellikler” başlıklı bölümünün 23’üncü maddesinde “Sağlık Bakanlığı Kayıt ve Tescil Bilgi Sistemine kayıtlı olma durumu ile ilgili olarak;

a) İhaleye yazılımın asıl üreticisi olarak iştirak edecek istekliler; Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü Kayıt ve Tescil Bilgi Sistemine kayıtlı olduğuna dair belgeyi ve kayıtlı olan yazılım ürün takip sistemine (UTS) kayıtlı olmalıdır.

b) Yazılımın asıl üreticisi olmayıp aracı, bayi vb. konumunda olan tedarikçi istekliler ise;

b1) Yazılımın asıl üreticisi olan firmalarının Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü Kayıt ve Tescil Bilgi Sistemine kayıtlı olduğuna dair belge ile kayıtlı olan yazılımın ürün takip sistemine (UTS) kaydını sunmalıdır.

b2) Yazılımın asıl üreticisi olan firmanın ürün takip sistemi (UTS)  bayisi olduğuna dair belgeyi sunmalıdır.” düzenlemesi,

İhale dokümanı kapsamında yer alan Yeterlik Bilgileri Tablosu’nun “Diğer bilgiler” satırının

şeklinde olduğu görülmüştür.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri ve doküman düzenlemelerinden, ihale ilanı ve dokümanında tekliflerin elektronik ortamda alınacağının belirtildiği ihalelerde, e-tekliflerin EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak gönderileceği, katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin olarak istekliler tarafından herhangi bir belge sunulmayacağı, bu kapsamda; tekliflerin ihale dokümanında yer alan “Yeterlik Bilgileri Tablosu” doldurulmak suretiyle sunulması gerektiği, buna göre istekliye ait hangi belgeler esas alınarak ihaleye katılım sağlanmış ise o belgelere ilişkin tarih, sayı, yevmiye numarası gibi bilgiler ile istenen kriterlere ilişkin belgelerde yer alan gerekli bilgilerin eksiksiz olarak açık ve anlaşılır bir şekilde belirtilmek suretiyle Yeterlik Bilgileri Tablosu’nun doldurulması gerektiği, ihaleye katılım ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirmenin de teklif mektubu ekinde yer alan Yeterlik Bilgileri Tablosu’nda istekli tarafından beyan edilen bilgiler üzerinden yapılacağı,

Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine, Yeterlik Bilgileri Tablosu’nda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verileceği, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı,

Ayrıca isteklilerin Yeterlik Bilgileri Tablosu’nda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet siteleri üzerinden sorgulanamayanların değerlendirmesinin ise yine ilk olarak isteklinin beyanı üzerinden yapılması gerektiği, daha sonra ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen isteklilerin elektronik ortamda sorgulanamayan yeterlik belgelerinin idare tarafından belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunulmasının istenileceği, söz konusu beyanın doğruluğu ve sunulan belgelerin uygunluğu ile ilgili değerlendirmenin bu aşamada yapılması gerektiği anlaşılmaktadır.

İdarece ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen bilgi ve belgeler incelendiğinde, başvuruya konu ihalenin tekliflerin elektronik ortamda alındığı bir ihale olduğu, isteklilerin ihaleye katılabilmeleri için, Sağlık Bakanlığı kayıt ve tescil bilgi sistemine (KTS) ve ürün takip sistemine (UTS) kayıtlı olunduğuna dair bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerektiği, bu doğrultuda ihale dokümanı kapsamında verilen yeterlik bilgileri tablosunun “Diğer Belgeler” satırının isteklilerce hangi belgeler esas alınarak ihaleye katılım sağlanmış ise o belgelere ilişkin bilgiler (ürün adı, doğrulama kodu, UTS numarası vb.) belirtilerek eksiksiz olarak açık ve anlaşılır bir şekilde doldurulması gerektiği anlaşılmaktadır.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyası incelendiğinde; başvuru sahibi tarafından  Yeterlik Bilgileri Tablosu’nun “Diğer bilgiler” satırının “Teklif edilen yazılımın sağlık bakanlığı kayıt ve tescil bilgi sistemine kayıtlı olduğuna dair belge ile ürün takip sistemine (ÜTS) kayıtlı olduğuna dair belge” kısmında

şeklinde beyanlarının yer aldığı görülmüştür.

EKAP üzerinde yapılan sorgulamada idarece düzenlenen E-teklif açma ve belge kontrol tutanağının “Yeterlik Bilgileri Tablosu” sütununun ihale üzerinde bırakılan istekliye ilişkin kısmında “Var / Yeterlik bilgileri tablosunda bilgiler/beyanlar mevcuttur.” ibaresinin yer aldığı, idarece 18.04.2022 tarihli yazıyla ihale üzerinde bırakılan Protek Sağlık Bilişim Ticaret Anonim Şirketi ve başvuru sahibi Erad Sağlık Medikal San. ve Tic. Ltd. Şti.den teklifleri kapsamında beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulmasının talep edildiği, anılan istekiler tarafından sunulan belgeler  uygun görülerek ihalenin sonuçlandırıldığı anlaşılmıştır.

Yapılan incelemede, ihale üzerinde bırakılan isteklinin E-teklifi kapsamında Sağlık Bakanlığı kayıt ve tescil bilgi sistemine (KTS) ve ürün takip sistemine (UTS) kayıtlı olunduğuna dair ürün adı, doğrulama kodu, UTS numarası vb. bilgileri belirtmediği, anılan isteklinin  Yeterlik Bilgileri Tablosu’nda yer verilen “KTS Belgesi” ve “ÜTS Belgeleri, Teknik Şartname 23.Madde” ifadelerinin uygun bir beyan olarak değerlendirilemeyeceği anlaşılmış olup Yeterlik Bilgileri Tablosu’nun ihalede istenilen kriterleri karşılayacak şekilde doldurulmaması hususundaki sorumluluğun isteklide olduğu, bu sebeple anılan isteklinin teklifinin idarece geçerli bir teklif olarak belirlenmesi işleminin yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale üzerinde bırakılan Protek Sağlık Bilişim Ticaret Anonim Şirketi’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Paylaş:
YAZARIN DİĞER İÇERİKLERİ