Karar No : 2021/UY.I-1869
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2021/371284 İhale Kayıt Numaralı “Fethiye İşletme Fakültesi B Blok İkmal İnşaatı Yapım İşi” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Muğla Sıtkı Koçman Üniversitesi Rektörlüğü Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı tarafından 05.08.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Fethiye İşletme Fakültesi B Blok İkmal İnşaatı Yapım İşi” ihalesine ilişkin olarak Azd Proje Anonim Şirketi’nin 06.09.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 09.09.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 20.09.2021 tarih ve 43412 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 20.09.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2021/1562 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, İdari Şartname’nin 7.7’nci maddesinde belirtilen belgelerin şekil şartlarına uygun olarak sunulmadığı, aynı Şartname’nin 7.1.b maddesinde istenilen imza beyannamesi veya imza sirkülerinin sunulmadığı ve ihale dokümanında yer alan sunulmayacak belgeler tablosunda standart formun değiştirildiği gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, idarenin kararının ihale mevzuatına ve ihale dokümanında yer alan şartlara aykırı olduğu, sunulmayacak belgeler tablosunda imza sirküleri bilgilerine yer verildiği, “Noterler Birliği Tarafından Düzenlenen Vekaletnameler ve Azilnameler”in sunulmayacak bilgiler tablosunda belirtilmesinin mümkün olduğu, imza sirkülerine ilişkin olarak verilen bilgilerin EKAP üzerinden teyidinin yapılabildiği, idarenin bu haliyle tekliflerini değerlendirmeye alması gerektiği, idarenin bir tereddüdünün bulunması halinde ise Kanun’un 37’nci maddesi gereğince bilgi eksikliği kapsamında taraflarından bilgi ve belge talep edilerek ihaleyi sonuçlandırmasının mümkün olduğu iddiasına yer verilmiştir.
A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.
Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü yer almaktadır.
Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.
(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir.
…
(7) İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz.
(8) Aday veya istekliler tarafından, yedinci fıkradaki koşulları taşıyan katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgeler ile Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınan geçici teminat mektubu, sunulmayacak belgeler tablosunda gerekli bilgilere yer verilmesi şartıyla başvuru veya teklif zarfında sunulmaz. Bu durumda, katılım ve yeterlik kriterleri ile geçici teminat mektubuna ilişkin değerlendirme, sunulmayacak belgeler tablosunda yer verilen bilgiler kullanılmak suretiyle EKAP veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden ulaşılan bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır. Sunulmayacak belgeler tablosunun kısmi teklife açık ihalelerde her bir kısım için, ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir.
(9) Aday ve istekliler yeterliğini sertifikalar ile tevsik edebilir. Sertifikaların ihalelerde kullanım esasları Kurumca belirlenir. Yeterlik sertifikası üzerinden yeterlik tespiti yapılan ihalelerde isteklilerin yeterlik sertifika numarasını belirtmesi ve yeterlik sertifikasının ihale tarihi itibarıyla geçerli olması zorunludur. İhale dokümanında fiyat dışı unsurlar dahil, teklifle birlikte sunulması istenen katılım belgeleri ve yeterlik kriterlerinden, yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılamayan her belge veya kriter için istenen belge ve bilgilerin ihalenin yöntemine uygun olarak beyan edilmesi veya sunulması gerekmektedir.” hükmü yer almaktadır.
İdari Şartname’nin 2.1’inci maddesinde “İhale konusu işin
a) Adı:Fethiye İşletme Fakültesi B Blok İkmal İnşaatı Yapım İşi
b) Yatırım proje no’su/kodu:1994H03-446 (1994H0321 … k ve Merkezi Birimler)
c) Miktarı (fiziki) ve türü:
Yaklaşık 4000 metrekare kapalı alana sahip kaba inşaatı ve bir kısım elektrik imalatları tamamlanmış fakülte binasının ikmal inşaatı” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin 7.1’inci maddesinde “İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:
a) Mülga : RG: 25/1/2017-29959
b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;
1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,
2) Tüzel kişi olması halinde, bu Şartname ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri.” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin 7.7’nci maddesinde “Belgelerin sunuluş şekli
7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesi’nin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde; Gazete İdaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.
7.7.1.1 İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz.
7.7.1.2 İstekliler tarafından, 7.7.1.1. maddesindeki koşulları taşıyan katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgeler ile Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınan geçici teminat mektubu, sunulmayacak belgeler tablosunda gerekli bilgilere yer verilmesi şartıyla teklif zarfında sunulmaz. Bu durumda, katılım ve yeterlik kriterleri ile geçici teminat mektubuna ilişkin değerlendirme, sunulmayacak belgeler tablosunda yer verilen bilgiler kullanılmak suretiyle EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden ulaşılan bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır. Sunulmayacak belgeler tablosunun kısmi teklife açık ihalelerde her bir kısım için, ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir.” düzenlemesi yer almaktadır.
İhale dokümanı ekinde yer alan standart formlar içerisinde bulunan ve idare tarafından hazırlanmış olan “Sunulmayacak Belgeler Tablosu” incelendiğinde, toplam 5 satır açıldığı anlaşılmış olup söz konusu satırlar içerisinde yer alan bilgilere aşağıdaki tabloda yer verilmiştir.
…
27.08.2021 tarihli ihale komisyonu kararının incelenmesi neticesinde şikâyete konu ihaleye 7 isteklinin katıldığı, idare tarafından yapılan yeterlik değerlendirmesi sonucunda Şahin Yapı Makine Oto. San. ve Tic. Ltd. Şti., Mustafa Karaboğa – MSKA Yapı İnş. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.- Genç Akarlar Taah. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı ve başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, teklif bedeli sınır değerin altında olan Mustafa Çetiner’den teklif bileşenlerine ilişkin olarak aşırı düşük teklif açıklaması talep edildiği, sunulan açıklamanın uygun görülmeyerek teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmış olup Uğural Elekt. Aydınlatma İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiği tespit edilmiştir.
Başvuru sahibinin teklifi kapsamında sunmuş olduğu belgeler incelendiğinde, karma teklif mektubu, birim fiyat teklif cetveli, geçici teminat mektubu ve teyit yazısı, ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevlilere ilişkin SMMM onaylı belge, pay defteri ve sunulmayacak belgeler tablosunun sunulduğu anlaşılmış olup başvuru sahibi tarafından sunulan sunulmayacak belgeler tablosunun ihale dokümanı ekinde yer alan standart formdan farklı olduğu anlaşılmıştır.
Başvuru sahibi tarafından ihale dokümanında yer alan “Sunulmayacak Belgeler Tablosu” standart formundan farklı olarak ticaret sicili bilgilerine ve noterler birliği tarafından düzenlenen imza sirkülerine ilişkin satırlar açıldığı, imza sirkülerine ilişkin olarak da noterlik, yevmiye ve tarih bilgilerine yer verildiği anlaşılmış olup ayrıca teklifi içerisinde imza sirkülerini sunmadığı anlaşılmıştır. İdare tarafından yapılan yeterlik değerlendirmesi sonucunda da sunulmayacak belgeler tablosu standart formu içerisinde yer almayan imza sirkülerinin başvuru sahibi tarafından eklenerek doldurulması ve teklif içerisinde imza sirkülerinin sunulmamasından dolayı da teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı tespit edilmiştir.
Anılan Yönetmelik’in ilgili maddelerinden, idare tarafından sunulmayacak belgeler tablosunun hazırlanması ve ihale dokümanı ekinde yer verilmesi durumunda, isteklilerin sunulmayacak belgeler tablosunda yer alan satırlara ilgili bilgileri doldurmaları durumunda, bilgileri verilen belgelerin teklif içerisinde ayrıca sunulmasına gerek bulunmadığı anlaşılmıştır.
Yukarıda yer alan bilgiler ışığında idare tarafından mevcut ihalede elektronik ortamda alınmış olan geçici teminat mektuplarının, EKAP’a kayıtlı olan iş deneyim belgelerinin, mezuniyet belgelerinin ve İdari Şartname’nin 7.1.e maddesi uyarınca vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin gerekli bilgilerin sunulmayacak belgeler tablosunda doldurulması durumunda yukarıda sayılan belgelerin teklif ile birlikte sunulmasına gerek bulunmadığı, idarenin yukarıda izin vermiş olduğu 4 belgenin EKAP üzerinden teyit edilerek yeterlik kriterlerine uygun olup olmadığına bakılacağı anlaşılmıştır.
Öncelikle, başvuru sahibi tarafından ihale dokümanı içerisinde yer alan sunulmayacak belgeler tablosunun içeriğinin değiştirilmesi, değiştirilmiş olan bu belge üzerinde standart formda yer verilemeyen imza sirkülerine ilişkin bilgileri doldurarak teklifini oluşturması işlemi mevzuata ve ihale dokümanı düzenlemelerine uygun bulunmamıştır. Yukarıda yapılan hukuki yorum gereği, idarenin mevcut ihalede yalnızca sayılan 4 belgeye ilişkin olarak sunulmayacak belgeler tablosunun kullanılmasına izin verdiği, “Noterler Birliği Tarafından Düzenlenen Vekaletnameler ve Azilnameler, İdari Şartnamenin 7.1.e maddesi İhalelere katılımda bulunacak isteklilere ilişkin ilgisine göre vekaletname ve azilname bilgileri” başlıklı tablonun 4’üncü satırında yalnızca vekaletname ve azilname bilgilerine yer verilebileceği, imza sirkülerinin bu belgeler arasında yer almadığı, süresi içerisinde ihale dokümanına yönelik olarak başvuru bulunmadığından ihale dokümanının bu haliyle kesinleştiği ve tekliflerin mevcut dokümana göre verilmesi gerektiğinden, imza sirküleri/imza beyannamelerinin teklif ile birlikte sunulması gerektiği sonucuna varılmış olup idarenin başvuru sahibinin teklifini değerlendirme dışı bırakması işleminde mevzuata aykırılık tespit edilmemiştir. Ayrıca, mevcut ihalenin elektronik ortamda gerçekleştirilen bir ihale olmadığı, ihaleye teklif sunan isteklilerin teklif mektuplarına atmış oldukları imzanın geçerliliğinin kontrol edilebilmesi için imza sirküleri/beyannamesinin sunulması gerektiği hususları da göz önüne alındığında belge sunulmadan yalnızca sunulmayacak belgeler tablosunda anılan bilgiye yer verilmesinin bu yönüyle de kamu ihale mevzuatı ve ihale dokümanı düzenlemelerine uygun olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.
Diğer taraftan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 37’nci maddesi gereğince idarelerin ihalelerde yeterlik değerlendirmelerini ihale dokümanında belirlenmiş olan yeterlik belgeleri/kriterleri üzerinden yapmaları gerektiği, ihale dokümanında belirtilmemiş olan belgeler üzerinden bir değerlendirme yapılmasının mümkün olmadığı, sunulan belgelerde teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla sunulan belgelerdeki bilgi eksikliklerinin istekli ile yazışma yapılarak tamamlatılabileceği, ancak hiçbir şekilde bu durumun geçerli olmayan bir teklifi geçerli hale getirme veya sunulmayan bir yeterlik belgesinin sunulmasını sağlama şeklinde kullanılmayacağı anlaşılmıştır.
Bu itibarla, Kanun’un 37’nci maddesinde yer alan eksik bilgilerin tamamlatılması işleminin şikâyete konu durumda kullanılmasının, başvuru sahibi tarafından imza sirküleri/imza beyannamesine ilişkin herhangi bir belge sunulmadığından dolayı mümkün olmadığı, ancak başvuru sahibi tarafından sunulan belgede teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bir eksiklik olması durumunda kullanılabileceği, mevcut durumda sunulması gereken ve sunulmayan bir belgenin istekliden Kanun’un anılan maddesi uyarınca istenilemeyeceği sonucuna varıldığından başvuru sahibinin bu iddiası da yerinde bulunmamıştır.
B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,
Oybirliği ile karar verildi.