Aşırı Düşük Teklifte Akaryakıt Yazısı Yetkili Servisten Alınmalıdır

Karar No              : 2022/UH.I-685

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/54142 İhale Kayıt Numaralı “Yağmursuyu Izgara Kovası Temizliği” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Eskişehir Büyükşehir Belediyesi E.S.K.İ. Genel Müdürlüğü tarafından 21.02.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Yağmursuyu Izgara Kovası Temizliği” ihalesine ilişkin olarak Espar Altyapı ve Kanal Temizlik Sistemleri Anonim Şirketi’nin 13.05.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 17.05.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 18.05.2022 tarih ve 23504 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 18.05.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/518 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, İhale üzerinde bırakılan isteklinin sunduğu aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmadığı; şöyle ki;

a) Kombine kanal temizleme aracı ve kamyonet ile söz konusu araçların üst ekipmanın yakıt giderlerinin yetkili üretici firmalarından veya yetkili bayilerden alınan belge ile açıklanmadığı, dolayısıyla araçların beygir gücü ve üst ekipmanları dikkate alınmadan yakıt gideri hesaplamasının gerçekleştirildiği,

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde; “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1) Verilen hizmetin ekonomik olması,

2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir. 

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. (Değişik ibare: 30/09/2020-31260 R.G./21. md.) Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulacaktır.

Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.2.4. Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanakların son veya bir önceki geçici vergi beyanname dönemine ilişkin olarak düzenlenmesi zorunludur. Son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminin tespitinde; 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (a), (d) ve (e) bentlerine göre pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde ilk yazılı fiyat tekliflerinin alındığı tarih, diğer ihale usulleri ile yapılan ihalelerde ise ihale tarihi esas alınır.

Örneğin; 11.1.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihalede son geçici vergi beyanname dönemi “Ekim-Kasım-Aralık 2013”, 15.7.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihalede son geçici vergi beyanname dönemi “Nisan-Mayıs-Haziran 2014” tür.

…

79.2.7. (Ek madde: 25/01/2017-29959 R.G./14. md.; Ek ibare: 06/02/2018-30324 R.G./7. md.; Değişik cümle: 26/01/2021-31376 R.G./3. md.) İstekliler tarafından akaryakıt girdisine ilişkin olarak, EPDK tarafından yayımlanan, İstanbul İli, Avrupa Yakasında bulunan bayiler adına beyan edilmiş fiyatların ortalamasını yansıtan En Yüksek İşlem Hacimli 8 Firmanın Akaryakıt Fiyatlarına İlişkin Raporda yer alan fiyatların % 90’ının altında sunulan açıklamalar geçerli kabul edilmez. (Ek cümle: 16/03/2019-30716 R.G./18. md.) Motorin veya benzine yönelik olarak öngörülen tutarın TL/lt cinsinden hesaplanmasında Enerji Piyasası Düzenleme Kurumunun ilgili düzenlemeleri dikkate alınacaktır.

79.3. İdarelerin aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki düzenlemeleri de dikkate almaları gerekmektedir.

…

79.3.4. Hizmet alım ihalelerinde herhangi bir sigorta giderinin aşırı düşük teklif sorgulamasında önemli bir bileşen olarak kabul edilmesi durumunda, isteklilerce sigorta acentelerinden alınan poliçe, fiyat teklifi veya sözleşmelerin ekine ihale dokümanında yer alan teminat tutarları üzerinden teklif ettikleri sigorta prim tutarlarıyla sigorta hizmetini gerçekleştirebileceklerine ilişkin, ilgili sigorta şirketinin genel müdürlüğünden veya bölge müdürlüğünden alınan teyit yazısının eklenmesi ve bu yazının yetkili kişilerin imzasını taşıması gereklidir. Ancak sigorta şirketlerinin genel müdürlük veya bölge müdürlükleri tarafından imzalanmış poliçe veya fiyat teklifleri için teyit alınması zorunlu değildir. Sigorta giderinin tevsiki için sunulan belgenin işin süresinin tamamını kapsaması gerekmektedir. (Ek cümle: 25/01/2017-29959 R.G./15. md.) Ancak birden fazla yılı kapsayan (Ek ibare: 26/01/2021-31376 R.G./4. md.) ya da ihale tarihi ile işin başlangıç tarihinin farklı yıllara ait olduğu işlerde ilk yıl için alınan sigorta teklifinin (Değişik ibare: 30/09/2020-31260 R.G./22. md.) ihale tarihi itibarıyla en son açıklanmış olan Yurtiçi Üretici Fiyatları Endeksi “On iki aylık ortalamalara göre değişim oranı (%)” tablosundaki oran esas alınmak suretiyle güncellenerek diğer yıllar için kullanılması mümkündür. (Ek cümle: 30/09/2020-31260 R.G./22. md.) Örneğin; sözleşme süresi 3 yıl, ihale tarihi 1/11/2019, işe başlama tarihi 1/1/2020 olan bir ihalede, ihale tarihi itibarıyla yıllık 100 TL olan sigorta prim tutarı maliyet kalemi,  Yurtiçi Üretici Fiyatları Endeksi on iki aylık ortalamalara göre değişim oranı tablosunda en son açıklanmış olan 2019 yılı Eylül ayı değişim oranı (%26,44) üzerinden; 2020 yılı için (100 TL*1,2644) 126,44 TL; 2021 yılı için (126,44 TL*1,2644) 159,87 TL; 2022 yılı için (159,87 TL*1,2644) 202,14 TL olarak hesaplanacaktır.

…

79.3.6. (Ek madde: 30/09/2020-31260 R.G./23. md.) İhale dokümanında fiyat farkı verileceğine ilişkin düzenleme bulunmayan ve birden fazla yılı kapsayan (Ek ibare: 26/01/2021-31376 R.G./5. md.) ya da ihale tarihi ile işin başlangıç tarihinin farklı yıllara ait olduğu işlere ilişkin aşırı düşük teklif sorgulaması yazısında idarece önemli bir bileşen olarak belirtilen ve istekliler tarafından ihale tarihi itibarıyla artış oranı ve/veya tutarı tespit edilemeyen motorlu taşıtlar vergisi, araç muayene işlemleri gibi giderler ile mali yükümlülükler ve/veya tarife bedellerinin, sonraki yıllara ilişkin bedelleri, ilk yıl için öngörülen bedelin, ihale tarihi itibarıyla en son açıklanmış olan Yurtiçi Üretici Fiyatları Endeksi “On iki aylık ortalamalara göre değişim oranı (%)” tablosundaki oran üzerinden güncellenerek hesaplanır. Örneğin; sözleşme süresi 3 yıl, ihale tarihi 15/11/2019, işe başlama tarihi 1/1/2020 olan bir ihalede, motorlu taşıtlar vergisi tutarı ihale tarihi itibarıyla yıllık 100 TL olan maliyet kalemiz Yurtiçi Üretici Fiyatları Endeksi on iki aylık ortalamalara göre değişim oranı tablosunda en son açıklanmış olan 2019 yılı Ekim ayı değişim oranı (%22,58) üzerinden; 2020 yılı için (100 TL*1,2258) 122,58 TL; 2021 yılı için (122,58 TL*1,2258) 150,26 TL; 2022 yılı için (150,26 TL*1,2258) 184,19 TL olarak hesaplanacaktır.” açıklaması

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Yağmursuyu Izgara Kovası Temizliği

…

e) Miktarı: 45.000 Adet Yağmursuyu Izgara Kovası Temizliği

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Şehrin Muhtelif Yerlerinde Yağmursuyu Izgara Kovalarının Bulunduğu Yerlerde” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “…25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Yağmursuyu Izgara Kovası Temizliği için;

-Teknik şartnamede özellikleri belirtilen en az 1 adet kombine araç ve 1 adet kamyonet (damperli)

– Çalışan personelin her türlü gideri, kişisel koruyucu donanımlar, iş güvenliği ve emniyet tedbirleri için gerekli malzemeler, iş kapsamında gerekli malzeme ve ekipman giderleri, araçların bakım, onarım, akaryakıt, sigorta, kasko giderleri ile vergi, harç v.b. giderler yüklenici firmaya aittir. İdaremizce yüklenici firmaya akaryakıt ve hizmet bedelleri ile ilgili olarak herhangi bir fiyat farkı ödenmeyecektir. Temizlik işi kapsamında trafik kurallarının ihlali, araç hız ve taşıma kapasitesinden kaynaklanan cezai sorumluluklar yüklenici firmaya aittir.

– Temizlik esnasında çıkan teressubat çevreye zarar vermeden Seyitgazi yolu 15.km deki E.B.B. Katı Atık Bertaraf ve Enerji Üretim Tesisi’ne dökülecektir. Döküm yapıldığına dair belgeler hakedişe eklenecektir. İdare tarafından yüklenici firmaya döküm için herhangi bir bedel ödenmeyecek, yüklenici firma da döküm için bedel ödemeyecektir.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Diğer hususlar” başlıklı 48’inci maddesinde “48.1. …

-Izgara Kova Temizliği Çalışması;

2022 Yılı İçin: 01.04.2022-10.12.2022 Tarihleri Arasında 20.000 Adet

2023 Yılı İçin: 01.03.2023-15.12.2023 Tarihleri Arasında 25.000 Adet

Olacak Şekilde Yapılacaktır. Günlük En Az 100 Adet Izgara Temizlenecektir.

-Yüklenici İhale Teknik Şartnamesinde Yer Alan Hükümleri Yerine Getirmekle Yükümlüdür.” Düzenlemesi,

…

…

Sözleşme Tasarısı’nın “İşin süresi” başlıklı 9’uncu maddesinde “9.1. İşe başlama tarihi 01.04.2022; işi bitirme tarihi 15.12.2023” düzenlemesi yer almaktadır.

Eskişehir Büyükşehir Belediyesi E.S.K.İ. Genel Müdürlüğü tarafından birim fiyat teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilen başvuru konusu ihaleye 6 isteklinin teklif verdiği, ihale komisyonunca aşırı düşük teklif sorgulamasına esas sınır değerin altında geçerli teklif veren bir istekliden 22.02.2022 tarihli yazı ile Kamu İhale Genel Tebliği’ne göre aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, anılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklaması uygun görülerek 17.03.2022 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin anılan istekli üzerinde bırakılmasına karar verildiği,

Başvuru sahibi tarafından ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif bedeline ilişkin olarak sunduğu aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun olmadığı gerekçesiyle şikayet ve itirazen şikâyet başvurusunda bulunulduğu, söz konusu itirazen şikâyet başvurusu sonucu alınan 13.04.2022 tarihli ve 2022/UH.I-496 sayılı Kamu İhale Kurulu kararı ile “…teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler belirtilmek suretiyle sınır değerin altında teklif sunan Kardeş Teknik Vidanjör ve Temizlik Hizmetleri İnşaat Nakliye Sanayi Ticaret Limited Şirketinden yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi…” kararının verildiği,

Söz konusu Kurul Kararı’nın uygulanması amacıyla ihale komisyonu tarafından aşırı düşük teklif sınır değerin altında geçerli teklif veren istekliden 25.04.2022 tarihli yazı ile teklif bileşenlerinden

“-Personel maliyetleri

-Personel giderleri

-Kombine araç ve giderleri

-Kamyonet (Damperli) ve giderleri

-Yakıt giderleri” ne ilişkin aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, 12.05.2022 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin aşırı düşük teklif açıklaması uygun görülen Kardeş Teknik Vidanjör ve Temizlik Hizmetleri İnşaat Nakliye Sanayi Ticaret Limited Şirketi üzerinde bırakıldığı ve sınır değerin üstündeki ilk geçerli teklif olan başvuru sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin sunduğu aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde, işçilik maliyeti için 312.750,00 TL, toplam yakıt gideri için 434.700,00 TL, diğer maliyetler için 669.600,00 TL bedel öngörüldüğü, firma kârının ise 327.650,00 tutarında belirlendiği, böylece teklif fiyatına ulaşıldığı anlaşılmıştır.

Bu çerçevede anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının başvuru sahibinin iddiaları kapsamında incelenmesi neticesinde aşağıda yer verilen hususlar tespit edilmiştir:

1-a) iddiasına ilişkin olarak;

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından idareye sunulan aşırı düşük teklif açıklama dosyası içeriğinde; “Cinsi” kısmında “Kamyonet (BA Kamyon)”, “Plaka” kısmında “26 GD 122”, “Marka” kısmında “Volkswagen” ve “Model yılı” kısmında “2017” yazan ruhsat, “Cinsi” kısmından “Kamyon”, “Diğer bilgiler” kısmında “Hid. Kanal Temizleme Vidanjörlü Kamyon Continental Marka 0003617344 Seri Nolu Dijital Tak. Kardeş Teknik Vidanjör ve Temizlik Hizmetleri”, “Plaka” kısmında “26 RS 564”, “Marka” kısmında “BMC” ve “Model yılı” kısmında 2017 yazan ruhsat, söz konusu araçların plakalarının da bulunduğu SMMM kaşeli “Sabit Kıymet Listesi” ile “Kardeş Teknik Ltd. Şti. firmasına ait olan 26 RS 564 plakalı kombine araç üst yapısı araç çalışırken 8 lt. yakıt sarfiyatı yapmaktadır.” ibaresini taşıyan ve “Beriş Makine Araç Üstü Ekipman Sanayi M. Salih Beriş” tarafından düzenlendiği anlaşılan belgenin sunulduğu anlaşılmaktadır.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin akaryakıt giderini; yetkili üretici veya bayilerden alınan belgelerle tevsik edilmiş sarfiyat miktarını, kat edilecek toplam mesafeyle çarparak açıklaması gerektiği anlaşılmıştır.

Yapılan incelemelerde ise ihale üzerinde kalan istekli tarafından, kombine araç üst yapısına ilişkin “Beriş Makina” yazılı beyanını içeren bir belge sunulduğu, kamyon ve kamyonetin akaryakıt sarfiyatı gösterir ise hiçbir belge sunulmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerine olduğu sonucuna varılmıştır.